組織之間的電子文件：它是如何工作的？

電子文檔管理（EDM） - 一個快速的方式來分享基於使用的虛擬簽名的電子文檔信息。 他早已被發達國家世界公認的業務運作的有效工具。

心臟

組織之間的電子文檔 - 一套用於創建，處理，管理，轉讓，收購，維修，使用和文檔銷毀工藝。 所有這些過程都檢查收到文件的完整性和確認之後進行。

法人實體之間的公文流轉的規則由雙方協議進行的。 信息的交換是通過存儲在電子媒體的電信設施的手段，和文件進行。 會計信息保質期應不超過其設定在立法層面。

企業可以與參與者的簽名對方正式和非正式的溝通文件。 在商業領域，這可能包括：發票，協議，發票，合同，協議，命令，通知，授權委託書等。 信息可在文本，表格和圖形文件的形式被發送。

引入EDI的目的

用於引入EDI的前提條件可以是：

• 減少的日常工作;
• 減少文件丟失;
• 用文件“透明”的工作;
• 提高性能的紀律 - 的文件披露，在規定的時間內，等...

其中定量目標可以如下鑑定：

• 縮短時間到文檔處理的10倍。
• 一半的辦公費用減少。

組織之間的電子文件：它是如何工作

按照國內法，組織之間的電子文檔與雙方同意進行。 對於數據交換，這是必要的，所有的參與者都連接到運營商的設備。 接下來，用戶需要發送添加到交易對手名單的請求。 經過確認系統參與者可以進行通信。

EDI模塊，將必須執行以下功能：

• 邀請對方來交換數據。
• 產生一個地址簿。
• 集成會計軟件如1C。
• 簽名和加密的文件。
• 結構的對應關係。
• 監控字母的狀態。

組織之間的電子文檔使用證書進行。 連接到服務器和認證是通過個人數字證書進行。 電子簽名被頒發給系統的每個用戶，存儲在受保護的電子媒體和令牌PIN碼。 用戶必須輸入自己的登錄密碼的個人辦公室。 只有在其將能夠訪問他們的文件。

發起交換過程可以在組織的任何成員，連接到該系統。 在您將文檔發送給其他方，它必須與電子簽名簽署。 該操作由“加密”程序來進行。 該文件是通過EDI發送。 承包商員工收到一個新的文件通知。 如果他接受它，他也把EDS。 如果你想更改文件，它會創建新的電子版本。 在編輯完成後，您希望使用電子簽名保存更改。 然後將文件發送到更改對手。 如有必要使電子匹配信息。

如果您想再次進行更改，那麼整個過程再次重複。 如果索賠到新版本不存在，該文件被尊重。 最終的樣本被認為是由兩個電子簽名簽署。 策文件版本存儲在服務器上，並可供觀看。 一旦樣品鑑於目前的狀況，修改文件將無法正常工作。 失意的合同給予的狀態為“已取消”。 以下是如何使組織之間的電子文檔。

設備

需要對組織的電子文件是什麼？ 首先，你必須選擇一個服務提供商，並安裝特殊的軟件來交換信息。 其次，與該組織打算對電子郵件的每個對手，你需要簽署“電子文件交換協議”。

還需要建立在其上存儲的所有文件服務器的電子數據交換。 它可以根據客戶的設備和“雲”存儲。 通過應用程序，安裝該設備的組織在獲得來自系統外部的數據。 與服務器計算機交互是通過HTTP進行可選SSL加密128訪問文件只能通過應用程序的接口，並通過認證後進行。

EDC項目

過程自動化項目可以從幾個個月至數年。 期限直接取決於需要自動化，資源和組織的財務能力的進程數。 附圖電路執行EDC如下：

• 一個工作組的創建。
• 的目標，期限和預算組成。
• 現有工藝的研究。
• 開發工作。
• Vyrob EDI系統。
• 簽署戰略經濟對話的執行協議。
• 通過調控。
• 系統目錄的灌裝。
• 員工培訓。
• 開展初步試驗。
• 在SED的執行順序的出版物。
• 軟件和工作規則進一步發展。
• 此次推出的試點項目。
• 滿量程轉換到EDI。

EDI實施錯誤

在文件的自動化過程中應特別關注其中的法律要求紙載體的存在的過程。 重複紙質文檔電子化是不可能的。 這顯著減慢工作的進程，並導致對整個過程自動化持否定態度。 對於雙工作沒有人支付的實現。

在實施新規的過程中，應開發使用文檔，列車工作人員的工作，然後才搞得到充分執行。 這才能實現，如果傳達給員工使用新技術帶來的好處。

另一種流行的錯誤 - 學習差SED要求。 如果用戶有工作在未配置的系統，那麼過程EDI不同的是，在組織所採用。

利弊：組織之間的電子文檔

優點：

• 通過降低成本的郵件轉發的原始文件。
• 對於文件的存儲節省空間。 這一切都是以電子形式存儲。
• 易於使用。 文檔的發送是從單個位置進行的。 快速搜索由狀態攜帶的文檔的（發送的，由R。D.接收和接受）。
• 即時交付。 所有的信息會在幾秒鐘內發送給收件人。
• 該文件不能丟失了其在系統中的存儲到期。

缺點：

• 要使用該產品，您必須購買花費的錢許可證。
• 只有在同一個系統的參與者之間的溝通往往。
• 在1C或使用任何其他軟件組織之間的電子文件不同於以前使用的方案。 通過引入新的算法，所有員工都有關於商業行為的問題。
• 技術裝備。 之前引入EDI組織的需要購買設備和人員準備來管理新系統。
• 其有效性使用電子簽名進行EDM，為1年。 這是必要的監控並及時更新證書。 這也是需要控制承包商證書的行為，以避免與稅務問題。

法律規制

什麼規範行為監管組織之間的電子文檔？ 俄羅斯立法包括聯邦法律№63«關於電子簽名“，在聯邦稅務局文件的規則，財政部數量MMV-7-2 / 168的順序進行登記。 組織財政№50N的基礎上的訂單之間的EDI。 以電子格式條款的主要會計憑證交換的聯邦稅收服務訂單數量MMV-7-6 / 36 @規定。 在電火花加工過程活動的所有運營商應該由聯邦稅務局的順序引導№MMV-7-6 / 253 @。

“VLSI”

組織之間的“VLSI”電子文檔為客戶提供了以下優勢：

• 可以將文檔發送至登記在俄羅斯聯邦境內的任何組織。 如果對方不是一個黨的“VLSI”系統，員工只需與該組織的代表接觸，將其發送到電子郵件邀請，參加在系統中。 緊隨確認後的信息參與者之間的交流將沒有中介進行。
• 在計算機上安裝的軟件是沒有必要的。 足有你的瀏覽器和互聯網接入的當前版本。
• 與數據的工作並不需要特殊的程序。 如果該報告是第三方軟件，如1C原本準備，就可以配置具有“VLSI”系統的集成。
• 該文件的標準格式未設置。 您可以發送文本，電子表格文件，圖像等。D.

SKB“KONTUR”

一個在俄羅斯的第一個軟件開發人員還從事設備的供應，通過這些組織之間的電子文檔。 “輪廓”的DiaDoc開發的系統通過電子文檔的交換。 該系統的一個特徵是，對數據的訪問可以在國外獲得。 為此，該公司在漫遊資費已經發展。 如果需要的話，通過API單訪問數據。

你需要什麼？

要連接EDI，企業需要購買：

• 正版軟件;
• 服務器;
• 升級裝備;
• 列車工作人員;
• 定制和內部應用集成ECM。

此種投資需要以組織之間的電子文檔連接來實現？ 在諮詢技術支持的成本，軟件更新中包括SED - 投資的第二階段。 這些費用將不得不支付每月。

結論

更換紙張為基礎的電子郵件到達。 這不僅降低了企業的成本進行的過程，但同時也增加了企業的整體效益。 要EDI成功運作，需要制定明確的目標和實現該系統的正確調整設備。